Предпосылки
- Упорядочение и стандартизация мероприятий по совершенствованию бизнеса крупных компаний.
- Необходимость оценки эффективности и обоснования полезности уже функционирующего проектного офиса.
- Необходимость выстраивания процедур взаимодействия участников проектов.
- Необходимость инфраструктурной поддержки и сопровождения управления проектами.
- Необходимость создания центра ответственности за проектную деятельность.
- Необходимость формирования нормативно-регламентной базы по процессам управления, определяющим основные функции и полномочия проектного офиса.
Заинтересованные структуры
- Федеральные и региональные органы государственной власти
- Крупные компании любой формы собственности и сферы деятельности
- Банки
Цели
- Централизация и координация процесса управления проектом.
- Объединение проектной команды с целью создания единых коммуникационных правил управления.
- Управление общими ресурсами проекта.
- Управление знаниями.
- Поддержка методологии управления, регламентной базы и отчетности проекта.
- Осуществление эффективного мониторинга, контроля планирования и исполнения задач в целях оптимизации работ по проекту.
Задачи
- Разработка организационных документов проектного офиса.
- Формирование методических рекомендаций по организации/реорганизации проектного офиса.
- Разработка инструментария управления проектом в рамках функционирования проектного офиса.
- Разработка методологических рекомендаций по передаче знаний и оптимизация взаимодействия ключевых участников проектного офиса в рамках управления проектом.
- Формирование регламентно-методологических документов по управлению проектами.
- Построение системы управления проектами в рамках проектного офиса.
Предложения
Формирование организационных документов проектного офиса:
- Приказ о создании проектного офиса и назначении Руководителя проектного офиса.
- Положение о проектном офисе.
- Проектная организационная структура проектного офиса.
- Требования к сотрудникам проектного офиса, должностная инструкция.
- Регламент работы проектного офиса.
- Перечень проектов подконтрольных проектному офису.
- Требования к проектному офису.
- Требования к рабочим местам проектного офиса.
- Требования к информационной безопасности.
- Бюджет проектного офиса.
- Методологические рекомендации по контролю исполнения бюджета проектного офиса.
- Портал проектного офиса.
- Положения о проектных группах в рамках проектного офиса.
- План распределения ресурсов проектного офиса на проекты.
Формирование регламентно-методологических документов по управлению проектами и организации проектного офиса (для одного проекта):
- Регламент проектного управления.
- Альбом модели процесса управления проектом.
- Типовое положение о проектном офисе.
- Типовой устав проекта.
- Типовая организационная структура проекта.
- Альбом типовых отчетных форм.
- Методические рекомендации о проведении комплексного план-факт анализа (сроки, бюджет, ресурсы, результаты).
- Методические рекомендации по организации взаимодействия уровней управления в рамках управления рисками.
- Матрица ответственности участников проектного офиса.
Организация проектного офиса.